Cách tra cứu hóa đơn điện tử là thành phần không thể thiếu trong quá trình kinh doanh tại các doanh nghiệp. Đây là cách để họ kiểm tra các khoản thuế, hóa đơn khách hàng,…để tính được lợi nhuận chuẩn nhất. Dưới đây là các thông tin nhằm làm rõ thao tác này mà bạn nên xem qua.
Tìm hiểu đôi nét về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử được hiểu là tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử, tạo lập, gửi nhận,…Bên cạnh đó, nó còn hỗ trợ quản lý thông tin bằng phương tiện điện tử.
Đây được xem là 1 trong 3 thể loại hóa đơn phổ biến được các doanh nghiệp ưu tiên áp dụng. Thay vì tạo hóa đơn trên giấy, hóa đơn điện tử được thiết lập vào lưu trữ trên các thiết bị điện tử.
Hóa đơn này sẽ được khởi tạo và xử lý trên hệ thống điện tử của doanh nghiệp đã có mã số thuế khi kinh doanh. Những thông tin được lưu trữ của các bên để đảm bảo theo quy định của pháp luật liên quan đến giao dịch điện tử.
Các loại hóa đơn điện tử hiện nay thông thường bao gồm hóa đơn xuất khẩu, giá trị gia tăng, tem, vé, phiếu tiền bảo hiểm,…..Tất cả các nội dung được tạo lập theo các quy định có liên quan để đảm bảo tính xác thực cao nhất. Hóa đơn có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy nếu người dùng có nhu cầu lưu thông, cũng như quản lý hóa đơn người bán hay mua hàng.
Tìm hiểu đôi nét về hóa đơn điện tử
Lý do vì sao cần tra cứu hóa đơn điện tử
Hiện tại, chức năng của tra cứu các loại hóa đơn điện tử trở nên càng phổ biến hơn. Chức năng này trở thành công cụ hỗ trợ đắc lực cho kế toán nói riêng cũng như người dùng nói chung. Thế nhưng, một số người cũng thắc mắc tại sao cần tra cứu thông tin này với các mục đích như thế nào. Trong thực tiễn, mục tiêu mà những người sử dụng hướng đến xuất phát từ những nhu cầu sau đây:
- Hỗ trợ kiểm tra thông tin trên hóa đơn đã xuất hàng.
- Trở thành công cụ tính hợp lệ cho từng hóa đơn;
- Rà soát các thông tin phát hành hóa đơn để xác định hóa đơn đã được sử dụng hợp pháp chưa.
- Phát hiện các lỗi sai sót trên hóa đơn để nhanh chóng khắc phục, giảm tối đa rủi ro hóa đơn sai sót đối với doanh nghiệp.
- Khi tra cứu, người dùng còn có thể tải file hóa đơn tra cứu về máy, cũng như lưu lại sử dụng cho sau này.
Lý do vì sao cần tra cứu hóa đơn điện tử
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử đúng nhất
Phần mềm hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123 là thông tin nhiều người vẫn còn chưa nắm rõ khi kinh doanh. Bạn cần phải tự chủ động tìm hiểu các thông tin liên quan để áp dụng lúc cần thiết. Bên dưới là một số hình thức tra cứu hóa đơn điện tử mà bạn nên tham khảo qua.
Tra cứu trên cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử của tổng cục thuế
Hệ thống tra cứu hóa đơn trên cổng thông tin tra cứu HĐĐT từ Tổng cục thuế được sử dụng cho doanh nghiệp. Những đơn vị chưa đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123. Người dùng sẽ trải qua một trong số các thao tác tại hệ thống hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123 như sau:
- Bước 1: Người dùng thực hiện truy cập vào đường link https://hoadondientu.gdt.gov.vn để thao tác.
- Bước 2: Bạn nhập đầy đủ các thông tin có liên quan đến MST doanh nghiệp, loại hóa đơn, số hóa đơn, tiền thanh toán, mã captcha,…
- Bước 3: Ấn lệnh tìm kiếm để hoàn tất. Bạn lưu ý khi nhập ký hiệu hóa đơn thì nên bỏ bớt các ký tự đầu dãy ký hiệu nhé.
Tra cứu trên cổng thông tin tra cứu hóa đơn điện tử của tổng cục thuế
Tiến hành truy cập cổng thông tin hóa đơn điện tử
Cách truy cập vào cổng thông tin hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123 có cách thực hiện vô cùng đơn giản. Đối tượng được phép sử dụng cổng thông tin để tra cứu hóa đơn phải đã đăng ký phát hành hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123. Cụ thể là những cơ sở đã được cơ quan thuế gửi thông báo “Chấp nhận” cho phép áp dụng chuyển đổi hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123. Bên dưới là các hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123 chi tiết.
- Bước 1: Đăng nhập thông tin tài khoản được Cơ quan thuế cấp. Có thể nói là bước 1 chữ số hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123.
- Bước 2: Bạn ấn chọn mục lớn “Tra cứu”, sau đó chọn lệnh “Tra cứu hóa đơn”.
- Bước 3: Chọn “Tra cứu HĐĐT bán ra hoặc mua vào”. Tại đây, màn hình sẽ hiển thị toàn bộ hóa đơn đã được áp dụng theo đúng quy định.
Để xem thông tin hóa đơn, bạn ấn vào hóa đơn muốn xem để thực hiện các chức năng xem in xuất excel xuất xml. Cách tra cứu hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123 này trả vùng hiển thị kết quả rất nhanh chóng.
Tiến hành truy cập cổng thông tin hóa đơn điện tử
Sử dụng thông tin trên bản PDF của hóa đơn điện tử
Khi bạn tra cứu theo phương thức này sẽ đảm bảo hóa đơn được xuất thật, đúng đối tượng mua hàng. Theo đó, nó đề phòng trường hợp người bán sửa file PDF rồi gửi cho người mua qua những phương tiện như email, zalo…không đúng quy định 123/2020/nđ cp và thông tư liên quan.
Lợi ích khi sử dụng HĐĐT cho doanh nghiệp
Không phải tự nhiên mà hóa đơn điện tử ra đời và được áp dụng cho doanh nghiệp. Bởi cơ bản nó có tính ứng dụng cao và được các doanh nghiệp chọn lựa hàng đầu. Tất cả đều nhờ vào các lợi ích mà nó mang đến cho người dùng.
Đối với các doanh nghiệp
Việc sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tiết kiệm được thời gian tối đa trong quá trình kiểm tra hóa đơn. Khi bạn sử dụng hóa đơn điện tử, bạn không cần chờ đợi nhận được hóa đơn theo đường bưu điện như cách truyền thống. Chỉ trong vài lần nhấp chuột, người mua hàng có thể nhận được hóa đơn dù đang ở bất cứ nơi nào, chỉ cần có internet.
Bên cạnh đó, nếu sử dụng hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp giảm chi phí thực hiện thủ tục hành chính thuế. Khi cơ sở sử dụng hóa đơn điện tử, hầu như các thủ tục hành chính thuế đều cũng được thực hiện điện tử. Theo đó, bạn chỉ cần thông báo qua mạng rồi gửi đến cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn có thể được sử dụng ngay sau khi nhận thông báo được chấp nhận.
Lợi ích khi sử dụng HĐĐT cho doanh nghiệp
Đối với phía cơ quan Thuế
Với HĐĐT đang dần thay thế vị trí của hóa đơn giấy trong giao dịch mua bán hàng hóa và công tác quản lý của cơ quan thuế. Nó được thực hiện theo hướng hiện đại hóa trên phương án áp dụng công nghệ thông tin để thu thập và báo cáo dữ liệu từ hóa đơn điện tử. Thay vì bạn áp dụng các phương pháp thủ công như sử dụng hóa đơn giấy ngày xưa. Nếu sử dụng hóa đơn điện tử còn giúp cơ quan Thuế xây dựng cơ sở dữ liệu về hóa đơn. Bên cạnh đó, nó hỗ trợ, phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra cũng như phân tích rủi ro doanh nghiệp hay cá nhân kinh doanh.
Ngoài ra, nó còn giúp cơ quan Hải quan tại những cửa khẩu, sân bay nhanh chóng có thông tin để thực hiện phí hoàn thuế. Cơ quan Thuế và các cơ quan khác của Nhà nước không cần tốn chi phí thời gian để đối chiếu hóa đơn. Hiện nay, khi kiểm tra hoàn loại thuế giá trị gia tăng và kiểm tra thuế thu nhập từ công ty. Các cơ quan Thuế và cơ quan khác thuộc Nhà nước phải thực hiện đối chiếu hóa đơn, đây là công việc không thể bỏ qua. Thông thường, thời gian cơ quan Thuế đưa ra kết quả đối chiếu hóa đơn là 10 ngày làm việc. Nếu nếu nhận được kết quả bất thường bạn sẽ bị hủy hóa đơn điện tử theo thông tư 78 và nghị định 123.
Trên đây là những thông tin để giúp người kinh doanh hiểu hơn cách để tra cứu hóa đơn điện tử để áp dụng dễ dàng hơn. Người sử dụng chỉ cần dành chút thời gian là đã có thể áp dụng hiệu quả và nhanh chóng.