Bạn đang tìm phần mềm lập hóa đơn điện tử tốt nhất cho doanh nghiệp của mình? Hãy cùng điểm qua 7 phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất được tìm kiếm nhiều nhất tại Việt Nam. Làm thế nào để những phần mềm này nổi bật trong các ứng dụng kinh doanh của bạn?
Phần mềm hóa đơn điện tử là gì?
Trước khi tìm hiểu hóa đơn điện tử tốt nhất cùng xem qua khái niệm:
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo định nghĩa của Thông tư 32/2011 / TT-BTC, hóa đơn điện tử là tập hợp thông tin, dữ liệu điện tử liên quan đến các hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ được tạo ra, sản xuất, gửi, nhận và lưu trữ, lưu trữ và quản lý bằng phương thức điện tử.
Hóa đơn điện tử cần đáp ứng đủ các điều kiện:
Một số thông tin cung cấp
Bao gồm tên hóa đơn, số hóa đơn, mẫu mã, số hóa đơn;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua;
Tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính, số lượng và đơn giá hàng hóa, dịch vụ; tiền quy đổi thành số và chữ. Ngoài dòng đơn giá trên hóa đơn GTGT, tức là giá chưa có thuế GTGT, còn phải có dòng ghi thuế suất thuế GTGT, số thuế GTGT, tổng số tiền phải nộp dưới dạng số và văn bản.
Chữ ký điện tử và ngày, tháng, năm lập và gửi hóa đơn
- Nếu như người bán là doanh nghiệp, tổ chức vui lòng dùng chữ ký số trên hóa đơn là chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức.
- Nếu người bán là cá nhân, vui lòng sử dụng chữ ký số của cá nhân hoặc người được ủy quyền.
- Trường hợp bên mua là đơn vị kế toán thì chữ ký điện tử được ký theo quy định của pháp luật đối với bên mua.
- Chữ ký điện tử Tuân thủ Luật pháp của Người mua Nếu Người mua là Người bán và Người mua, Người bán đồng ý rằng Người mua tuân thủ các yêu cầu kỹ thuật đối với chữ ký điện tử và kỹ thuật số trên Trang web.
Một số trường hợp đặc biệt
- Trường hợp hóa đơn điện tử là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế khởi tạo liên tục thì không cần chữ ký số của cả người mua và người bán.
- Hóa đơn điện tử bán xăng, dầu cho cá nhân không kinh doanh không cần đáp ứng các điều kiện sau: Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn và số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký điện tử, số hiệu của người mua, chữ ký điện tử của người bán, thuế suất VAT.
- Hóa đơn thanh toán xuyên hàng không được phát hành theo quy định của IATA không nhất thiết phải có các tiêu chuẩn sau: ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, tên địa chỉ, mã số thuế của người mua, chữ ký số của người mua, đơn vị đo lường, số lượng và đơn giá.
Hóa đơn được hiển thị bằng tiếng Việt
Nếu cần viết thêm các từ cho vay thì các từ cho vay phải đặt bên phải dấu ngoặc () hoặc ngay dưới dòng tiếng Việt và phải nhỏ hơn tiếng Việt. Trường hợp người mua và người bán không quy định ngôn ngữ của hóa đơn điện tử đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu thì ngôn ngữ sử dụng trên hóa đơn điện tử (hóa đơn xuất khẩu) là như nhau. ) bằng tiếng Anh.
Các số ghi trên hóa đơn
Các số ghi trên hóa đơn là số tự nhiên: 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; dấu chấm phải ghi thêm sau các số nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu, tỷ (. ); nếu đơn vị được theo sau bởi một số thì phải thêm dấu phẩy (,) sau số đơn vị.
Hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ, nghìn tỷ, hàng tỷ và hàng tỷ được theo sau bởi dấu phẩy (,) và đơn vị theo sau là dấu chấm (.) Để ghi lại các số sau. Số lượng đơn vị, tổ chức phát hành hóa đơn điện tử phải được ghi trên Thông báo phát hành hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử
Quy định hiện hành đối với hóa đơn điện tử
Các quy định hiện hành
- Nghị định số 119/2018 / NĐ-CP quy định việc sử dụng hóa đơn điện tử để bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
- Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011 quy định về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Nghị định số 123/2020 / NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ về Hóa đơn và Chứng từ
- Thông tư số 78/2021 ngày 17 tháng 9 năm 2021 / TT-BTC hướng dẫn thi hành các quy định của Luật Quản lý thuế ngày 13 tháng 6 năm 2019 và Nghị định số 123/2020 / NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2019. 2020 Quy định của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ.
Quy định mới nhất
Đặc biệt, Thông tư 78/2021 / TT-BTC là quy định mới nhất về hóa đơn điện tử có hiệu lực từ ngày 1/7/2022 với những điểm sau
- Nội dung ủy quyền hóa đơn điện tử
- Mẫu, Ký hiệu hóa đơn, Tên hóa đơn
- Chuyển đổi sang hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử dùng để truyền dữ liệu hóa đơn điện tử chưa mã hóa đến cơ quan thuế, truyền dữ liệu hóa đơn trong thương mại dầu khí, hóa đơn điện tử cho hộ công thương, doanh nghiệp và chuỗi cung ứng, dịch vụ ngân hàng, v.v.
- Lần xử lý tiếp theo của hóa đơn điện tử có lỗi, nếu sau lần xử lý đầu tiên (theo Điều 19 Nghị định 123/2020 / NĐ-CP) mà vẫn có sai sót thì sẽ xử lý bảng tổng hợp dữ liệu. Hóa đơn điện tử không khớp với mô tả và thiếu hóa đơn sẽ được bổ sung.
- Quy định về quản lý hóa đơn điện tử tại máy tính tiền
- Các tài liệu về hóa đơn, chứng từ có hạn nộp vào ngày 1 tháng 7 năm 2022
Các bước lập hóa đơn điện tử
Doanh nghiệp phát hành hóa đơn điện tử theo quy định phải:
- Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử gồm Mẫu 01 – Nghị định 119/2018 / NĐ-CP và Bản cam kết CK01 / AC theo Thông tư 39/2014 / TT-BTC
- Thông báo hóa đơn
- Mẫu hóa đơn điện tử (được cung cấp bởi phần mềm lập hóa đơn điện tử)
Làm như sau:
- Nộp thông tin đăng ký cho cơ quan thuế và chờ cơ quan thuế trả lời
- Tạo thông báo hóa đơn trên HTKK
- Gửi Thông báo Vấn đề Hóa đơn, Mẫu Hóa đơn và Quyết định Sử dụng Hóa đơn trên website thuedientu.gdt.gov.vn
Quy định về hóa đơn điện tử
Một số tiêu chí để đánh giá phần mềm hóa đơn điện tử
Một số tiêu chí để đánh giá phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất:
Phần mềm dễ sử dụng
Một phần mềm lập hóa đơn dễ sử dụng cần có giao diện thân thiện với người dùng, tích hợp đầy đủ với ngôn ngữ chuyên môn hoặc ngôn ngữ ngành gần nhất để phù hợp với nhu cầu của người dùng. Vì vậy, kế toán sẽ có thể đơn giản hóa công việc của mình một cách dễ dàng.
Phần mềm phải đáp ứng tất cả các hoạt động thanh toán
Phần mềm cần phải được tích hợp đầy đủ các thao tác lập hóa đơn để hoàn thành chính xác các yêu cầu xử lý lưu trữ hóa đơn của việc lập – xuất – sửa hoặc hủy hóa đơn. Đồng thời, xuất hóa đơn nợ và thanh toán hóa đơn trực tuyến ngay trên phần mềm.
Có nền tảng công nghệ tiêu chuẩn với độ ổn định và bảo mật cao
Với phần mềm bảo mật kém và dễ bị đánh cắp dữ liệu, mọi thứ sẽ trở nên vô nghĩa.
Một phần mềm hóa đơn điện tử tốt cần đảm bảo tính bảo mật và tính toàn vẹn của các hóa đơn mà nó chứa. Vì vậy, việc bảo mật cần được xem xét cẩn thận khi tìm hiểu các phần mềm hóa đơn điện tử hiện nay.
Ngoài ra, tính ổn định trong quá trình sử dụng cũng được ưu tiên hàng đầu. Không ai muốn sử dụng cùng một phần mềm mọi lúc.
Phần mềm giá cả phải chăng
Giá cả là một trong những mối quan tâm lớn nhất khi lựa chọn một nhà cung cấp hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, việc chọn đơn vị định giá thấp đi kèm với nhiều rủi ro tiềm ẩn như chất lượng sản phẩm kém, dịch vụ chăm sóc khách hàng kém…
Vì vậy, điều đầu tiên cần làm là đánh giá chất lượng của sản phẩm và chọn một nhà cung cấp phần mềm xứng đáng giúp giảm chi phí in ấn.
Các dịch vụ hỗ trợ sau bán hàng
Đây là tiêu chí cốt lõi cuối cùng để đánh giá một nhà cung cấp hóa đơn điện tử tốt nhất. Phần mềm dù tốt đến đâu nhưng nếu không có sách hướng dẫn và không có hướng dẫn riêng cho khách hàng sử dụng thì thực sự không có giá trị sử dụng.
Trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử, nhiều bạn kế toán sẽ gặp phải những vướng mắc, khó khăn về nghiệp vụ. Sau đó, với sự hỗ trợ kịp thời và tận tình của các nhà cung cấp, bạn sẽ giải quyết những khó khăn này một cách nhanh chóng và dễ dàng.
Đồng thời, mang đến tình hình sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo lập gửi nhận lưu trữ và quản lý.
Tiêu chí đánh giá
Hướng dẫn của bạn để chọn một nhà cung cấp hóa đơn điện tử
Dưới đây là các tiêu chí hướng dẫn doanh nghiệp lựa chọn tổ chức cung cấp hóa đơn điện tử tuân thủ Tổng Cục Thuế.
Theo quy định tại Điều 10 Thông tư 78 quy định các tiêu chuẩn đối với tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử
Các tổ chức cung cấp giải pháp lập hóa đơn điện tử
- Tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp phải tuân thủ các tiêu chuẩn chủ đề và tiêu chuẩn kỹ thuật để cung cấp giải pháp tạo, xử lý và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử có mã đại lý. Và hóa đơn điện tử không cần mã cho người bán và người mua.
- Có giải pháp tiếp nhận và truyền dữ liệu hóa đơn điện tử đến người sử dụng dịch vụ.
- Giải pháp truyền, nhận dữ liệu hóa đơn điện tử với cơ quan thuế thông qua việc nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử.
Tổ chức cung cấp dịch vụ tiếp nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử
Nhà cung cấp dịch vụ chuyển và nhận (gọi tắt là Nhà cung cấp dịch vụ chuyển và nhận) là tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp đáp ứng các điều kiện sau:
- Cung cấp giải pháp khởi tạo, xử lý và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử sử dụng mã của cơ quan thuế. Tuân thủ các luật và quy định có liên quan như “Luật hóa đơn điện tử”.
- Giải pháp sẵn sàng kết nối với mọi phần mềm, truyền, nhận và lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử đã mã của cơ quan thuế, cung cấp dịch vụ cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử chưa mã cho người mua, người bán; giải pháp tiếp nhận, truyền và lưu trữ dữ liệu với cơ quan thuế.
Các tiêu chuẩn khác
Cục Thuế Hà Nội cân nhắc kỹ lưỡng việc lựa chọn hợp tác với nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín, chất lượng dựa trên 03 tiêu chí cốt lõi về chất lượng phần mềm hóa đơn điện tử:
- Đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 5 Thông tư số 32/2011 / TT-BTC ngày 14 tháng 3 năm 2011, gần với các điều kiện quy định tại Điều 23 Thông tư số 68/2019 / TT-BTC ngày 30 tháng 9 năm 2011 , Năm 2019.
- Có kinh nghiệm triển khai số lượng lớn (hơn 100) tài khoản lớn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử.
- Kết nối cơ sở dữ liệu dùng chung với cơ quan thuế.
Các trường hợp sử dụng phần mềm nền tảng không công khai
Theo lộ trình trong tương lai, Cục Thuế Nhà nước sẽ tiếp tục tiếp nhận hồ sơ, tiến hành thẩm định, đánh giá các nhà cung cấp hóa đơn điện tử đủ điều kiện và ban hành danh sách. Bạn tiếp tục theo dõi xem nhà cung cấp hóa đơn điện tử của mình có nằm trong danh sách chuẩn của TCT hay không.
Đến ngày chuyển đổi hóa đơn điện tử, doanh nghiệp phải lựa chọn cơ sở đáp ứng tiêu chuẩn của cơ quan quản lý chuyển đổi hóa đơn quốc gia và tuân thủ các quy định về sử dụng hóa đơn điện tử.
Vẫn còn nhiều nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử không đủ điều kiện cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử theo quy định tại Thông tư 78, vì vậy doanh nghiệp cần lựa chọn đơn vị lớn hơn, có uy tín trên thị trường để chuyển đổi hóa đơn điện tử kịp thời.
Hướng dẫn chọn phần mềm
7 phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất
Hiện có đa dạng các phần mềm cho bạn lựa chọn. Dưới đây là 7 hóa đơn điện tử tốt nhất tại Hà Nội, Hồ Chí Minh:
1. Phần mềm hóa đơn điện tử Misa
Misa là phần mềm xuất mẫu hóa đơn điện tử được khởi tạo lập gửi nhận lưu trữ và quản lý. Đây là phần mềm đầu tiên và duy nhất tại Việt Nam ứng dụng công nghệ blockchain bảo mật 100% và chống làm giả hóa đơn hàng đầu.
Misa được xem là phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất chính là hệ sinh thái phần mềm từ kế toán đến doanh nghiệp: phần mềm kế toán MISA, phần mềm kế toán dịch vụ, khai thuế, thư từ, chữ ký số, xử lý hóa đơn đầu vào… Tất cả những dịch vụ kế toán mà bạn cần. Tất cả các hệ sinh thái này giúp doanh nghiệp và kế toán tích hợp và kết nối theo cách tốt nhất có thể.
2. Phần mềm hóa đơn điện tử E-Invoice
e invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được khởi tạo lập gửi nhận lưu trữ và quản lý, được phát triển bởi Công ty TNHH Phát triển Công nghệ Thái Sơn. Sử dụng hóa đơn điện tử có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp như tối ưu hóa chi phí phát hành, vận chuyển, in ấn và thời gian triển khai phần mềm.
E-Invoice
3. Phần mềm hóa đơn điện tử Hilo
Hilo là phần mềm lập hóa dữ liệu hóa đơn điện tử được khởi tạo lập gửi nhận lưu trữ và quản lý, được phát triển bởi T-van Hilo Services AG.
Doanh nghiệp sử dụng Hilo e-Invoicing sẽ nhanh chóng xử lý và nhập thông tin, phản hồi mọi tình huống về hóa đơn, dễ dàng gửi hóa đơn cho khách hàng qua văn bản, email, không mất phí in ấn, vận chuyển và xuất hóa đơn giấy.
4. Phần mềm hóa đơn điện tử EFY Việt Nam
EFY-iHOADON được phát triển bởi công ty CNTT EFY Việt Nam và nằm trong 5 phần mềm hóa đơn điện tử được khởi tạo lập gửi nhận lưu trữ và quản lý.
EFY cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp quản lý hóa đơn hiệu quả, đáp ứng đầy đủ các nghiệp vụ về hóa đơn, dễ dàng tích hợp và tiết kiệm chi phí. Phần mềm đáp ứng dịch vụ hóa đơn điện tử được khởi tạo lập gửi nhận lưu trữ và quản lý.
EFY Việt Nam
5. Phần mềm hóa đơn điện tử S-Invoice
S invoice là phần mềm hóa đơn điện tử được khởi tạo lập gửi nhận lưu trữ và quản lý. Là sản phẩm của Tổng Công ty Viễn thông và Công nghệ Viettel, phần mềm S-Invoice sử dụng nhiều lớp công nghệ bảo mật để quản lý và lưu trữ hóa đơn một cách an toàn.
6. Phần mềm hóa đơn điện tử NEW SUN Vina
Vina là phần mềm giúp doanh nghiệp vụ hóa đơn điện tử được khởi tạo lập gửi nhận lưu trữ và quản lý do Công ty Cổ phần Phần mềm và Thương mại VINA phát triển.
Tương tự như các phần mềm kế toán khác, Vina cũng tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn của phần mềm hóa đơn điện tử: sử dụng trực tuyến, không cần cài đặt, truy cập trên nhiều thiết bị.
7. Phần mềm hóa đơn điện tử Amnote
TNHH NC9 Việt Nam là nhà cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử được khởi tạo lập gửi nhận lưu trữ và quản lý. Đây là giải pháp chuyên dụng để tạo, phát hành hóa đơn điện tử và quản lý hóa đơn được SAT đánh giá và chứng nhận.
Các tính năng nổi bật của Amnote bao gồm: Tiết kiệm thời gian, chi phí và không cần bảo trì phức tạp. Đồng thời, giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu hóa đơn điện tử được khởi tạo lập gửi nhận lưu trữ và quản lý.
Amnote
Dịch vụ hóa đơn điện tử tốt nhất tại NewSun Vina
New SunVina là đơn vị tư vấn và hỗ trợ bạn chọn và sử dụng tích hợp với các phần mềm hóa đơn điện tử. Đồng thời, giới thiệu cho bạn những phần mềm hóa đơn điện tử được khởi tạo lập gửi nhận lưu trữ và quản lý phù hợp.
Do đó, nếu doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng, hãy liên hệ ngay với chúng tôi. Các luật sư của chúng tôi đã có hơn 13 năm kinh nghiệm trong việc thành lập công ty. Dịch vụ hóa đơn điện tử tốt nhất được hơn 1000 doanh nghiệp lựa chọn. Sau khi liên hệ chúng tôi sẽ tư vấn cho khách hàng qua email sms hoặc gọi trực tiếp.
Tổng kết
Newsun Vina chia sẻ đến bạn một số thông tin hữu ích như tiêu chí lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và tốt nhất. Tìm hiểu thêm về 7 phần mềm hóa đơn điện tử tốt nhất và được tìm kiếm nhiều nhất tại Việt Nam. Liên hệ ngay với NewSun Vina để được tư vấn cụ thể.