Những thông tin về hóa đơn điện tử chuẩn nhất 2022
Hoá đơn điện tử ngày càng trở nên cần thiết và quan trọng trong thời đại hiện nay. Nó giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí trong quá trình giao dịch. Ngoài ra, nó còn giúp cho Cơ quan Thuế thuận tiện hơn trong hạch toán. Vậy hãy cùng tìm hiểu những thông tin về hoá đơn điện tử qua bài viết sau!
1. Dịch vụ hóa đơn điện tử
Dịch vụ phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp các giải pháp quản lý hóa đơn thuận tiện nhất trên nền điện tử cho doanh nghiệp. Hóa đơn này sẽ được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và có thể quản lý dễ dàng bằng phương tiện điện tử. Trên hóa đơn này sẽ được ký bằng chữ ký điện tử và có giá trị pháp lý như một hóa đơn giấy thông thường. Doanh nghiệp cũng có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy khi có nhu cầu. Đây là giải pháp thông minh và tiện lợi nhất cho doanh nghiệp, tổ chức,…
2. Lợi ích khi sử dụng phần mềm điện tử
Khi sử dụng phần mềm điện tử thì doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích như sau:
Tích hợp các phần mềm hiện đại
Phần mềm hóa đơn sẽ hỗ trợ tích hợp truyền nhận dữ liệu từ các hệ thống hiện đại nhất. Đó là: hệ thống SAP, CRM, phần mềm kế toán, ERP,…
Tiết kiệm chi phí, thời gian và đạt hiệu quả đầu tư
Phần mềm không yêu cầu cao về việc đầu tư cơ sở hạ tầng. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tối đa khi phát hành, in ấn, vận chuyển hóa đơn.
Phù hợp với các loại hình của doanh nghiệp
Phần mềm hóa đơn điện tử có thể quản lý theo mô hình tập trung và phân tán. Tùy theo loại hình doanh nghiệp mà sẽ áp dụng phần mềm theo nhiều cách khác nhau.
Sử dụng tối ưu thời gian triển khai
Khách hàng sẽ được tư vấn cụ thể và xây dựng một giải pháp ứng dụng phù hợp. Tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp trong việc triển khai phần mềm.
Đảm bảo an toàn
Khi sử dụng phần mềm điện tử thì sẽ tránh tình trạng cháy, hỏng hay mất hóa đơn. Từ đó, tăng thêm độ tin cậy cho hóa đơn của khách hàng và doanh nghiệp.
Cung cấp hóa đơn nhanh chóng cho khách hàng
Người mua sẽ nhanh chóng nhận được hóa đơn điện tử, rút ngắn thời gian thu nợ cho doanh nghiệp.
3. Tại sao nên sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử tại NewSun Vina?
Phần mềm hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến và và đa dạng. Dưới đây là những lý do mà bạn nên sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử tại NewSun Vina:
NewSun Vina là thương hiệu uy tín trên thị trường
NewSun Vina là đơn vị cung cấp các dịch vụ kế toán uy tín nhất trên thị trường hiện nay. Đây là đơn vị đã có kinh nghiệm làm cho các doanh nghiệp lớn và cam kết đồng hành lâu dài cùng doanh nghiệp.
Bảo mật thông tin tuyệt đối
NewSun Vina cam kết bảo mật tuyệt đối thông tin của khách hàng và doanh nghiệp. Sử dụng công nghệ bảo mật với nhiều lớp mã hóa.
Tiết kiệm thời gian và chi phí cho khách hàng
Ngay khi ký hợp đồng thì NewSun Vina sẽ tiến hành tạo lập và triển khai phần mềm hóa đơn điện tử phù hợp với loại hình doanh nghiệp.
Nhân viên chăm sóc khách hàng phục vụ chuyên nghiệp 24/7
Bộ phận chăm sóc khách hàng tận tâm, chuyên nghiệp và giàu kinh nghiệm, luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ khách hàng 24/7.
“NewSun Vina – Giải pháp của khách hàng” hãy liên hệ ngay với:
- Tên công ty: Công Ty TNHH Dịch Vụ Tư Vấn NewSun Vina.
- Địa chỉ trụ sở: Số 2 – Ngõ 280/11 đường Tựu Liệt – Xã Tam Hiệp – Huyện Thanh Trì – Thành phố Hà Nội.
- Số điện thoại: 0976.345.140
- Email: tuvanthue.taac@gmail.com
4. Tra cứu và phân loại hoá đơn điện tử
Hoá đơn điện tử được sử dụng hầu hết ở mọi nơi. Vậy hãy cùng tìm hiểu chi tiết về hoá đơn điện tử và phân loại nó ngay dưới đây nhé!
4.1 Giải nghĩa về hoá đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có nghĩa là tập hợp những thông điệp dữ liệu điện tử về hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Nó sẽ được tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử. Hoá đơn điện tử thường được xử lý chủ yếu trên hệ thống máy tính của tổ chức và được gắn mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ. Nó được lưu trữ trên hệ thống máy tính của các bên mua và bán theo quy định của pháp luật.
Hoá đơn điện tử sẽ có loại có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Hoá đơn điện tử có mã là được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hoá, dịch vụ cho người mua. Mã được thể hiện là một dãy số duy nhất do cơ quan thuế tạo ra. Nó là một chuỗi ký tự đã được mã hoá hoàn toàn. Còn hoá đơn điện tử không có mã là những hoá đơn mà tổ chức bán hàng hóa, dịch vụ gửi cho người mua không được gắn mã cơ quan thuế.
Giải nghĩa về hoá đơn điện tử
4.2 Những loại hoá đơn được dùng chủ yếu hiện nay
Theo quy định của pháp luật ở điều 5, nghị định số 119/2018/Nghị Định – Chính Phủ thì hoá đơn điện tử được chia thành 3 loại cơ bản sau đây:
4.2.1 Hoá đơn giá trị gia tăng điện tử
Loại hoá đơn này có thể gọi là hoá đơn giá trị gia tăng, viết tắt là hoá đơn GTGT điện tử. Hoá đơn này sẽ áp dụng cho những người bán hàng hoá, dịch vụ có kê khai thuế về giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Hoá đơn này sẽ bao gồm các hoá đơn được khởi tạo từ hệ thống máy tính có kết nối với cơ quan thuế. Điều này sẽ giúp thuận tiện cho việc chuyển dữ liệu điện tử lên cơ quan thuế.
4.2.2. Hoá đơn bán hàng điện tử
Đây là hoá đơn áp dụng cho trường hợp khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp dựa trên doanh thu. Có nghĩa là người bán hàng hoá, dịch vụ chỉ cần có doanh thu thì sẽ đóng thuế giá trị gia tăng. Cách tính thuế sẽ dựa trên tỷ lệ doanh thu theo từng ngành nghề khác nhau. Loại hoá đơn này cũng bao gồm các hoá đơn được khởi tạo trên máy tính để có thể kết nối với cơ quan thuế.
Hoá đơn bán hàng điện tử
4.2.3 Các loại hoá đơn khác
Ngoài 2 loại hoá đơn chủ yếu trên thì còn có những loại khác: tem điện tử, thẻ điện tử, phiếu xuất kho điện tử, vé điện tử,… Nó đòi hỏi phải đáp ứng yêu cầu nội dung của một hoá đơn điện tử theo quy định của pháp luật. Ngoài ra, nó còn phải tuân thủ theo định dạng chuẩn dữ liệu được quy định bởi bộ tài chính.
4.3 Thời điểm và luật định đi kèm khi áp dụng hóa đơn điện
Luật Quản Lý Thuế 2019 quy định những nội dung dành cho hóa đơn, chứng từ điện tử nói chung. Nó bao gồm các thông tin: hợp đồng, đề nghị, thông báo, xác nhận và những tài liệu khác.
Theo quy định của pháp luật tại khoản 2, điều 35 Nghị định số 119/2018/NĐ-CP về việc tổ chức thực hiện hóa đơn điện tử, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, có hiệu lực từ ngày 01/11/2018.
Vào ngày 19/10/2022 Nhà nước đã ban hành nghị định 123/2020/NĐ-CP. Nghị định này đã điều chỉnh thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đến ngày 1/7/2022. Cụ thể, tại khoản 3, điều 59, nghị định nêu rõ: “Doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển đổi hóa đơn điện tử khi mua bán các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ trước ngày 1/7/2022”.
Ngoài ra, theo như Thông tư 78/2021/TT-BTC thì nhà nước:
- Khuyến khích các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân đáp ứng các điều kiện về công nghệ thông tin để áp dụng hóa đơn, chứng từ điện tử trước ngày 1/7/2022.
- Đối với những cá nhân hay hộ kinh doanh thì sẽ áp dụng hóa đơn điện tử bắt đầu từ ngày 1/7/2022.
Thời điểm và luật định đi kèm khi áp dụng hóa đơn điện
5. Nội dung hóa đơn
Hoá đơn điện tử là một trong những thứ không thể thiếu của các doanh nghiệp. Vậy thì một hoá đơn điện tử bao gồm những nội dung gì? Cùng xem ngay dưới đây nhé!
Theo quy định của pháp luật vào điều 10 Nghị Định 123/2020/Nghị Định – Chính Phủ thì hoá đơn điện tử phải bao gồm những nội dung sau:
5.1 Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số của hoá đơn
- Tên hoá đơn điện tử phải là đúng tên tương ứng với dịch vụ, hàng hoá đó.
- Ký hiệu mẫu số hoá đơn là tem, vé hoặc thẻ do Cục Thuế đặt in gồm có 3 ký tự để phân biệt các loại hoá đơn điện tử.
- Ký hiệu hoá đơn bao gồm cả chữ viết và số để phản ánh các thông tin về loại hoá đơn điện tử, năm lập hoá đơn, các loại hoá đơn được sử dụng.
Tên, ký hiệu, ký hiệu mẫu số của hoá đơn điện tử
5.2 Tên liên hoá đơn được dùng do cơ quan thuế in ra
Tên liên hoá là tên đặt tên theo công dụng cụ thể do người tạo hoá đơn quy định. tên liên hoá này cần phải đặt theo quy định của pháp luật.
5.3 Số hoá đơn
Số hoá đơn này là số đánh dấu thứ tự được thể hiện trên hóa đơn khi người bán lập hoá đơn. Nó được ghi bằng chữ số Ả Rập và có tối đa 8 chữ số.
5.4 Địa chỉ, mã số thuế người bán hàng
- Tên địa chỉ là tên mà người bán đặt ra cho địa điểm bán hàng của mình.
- Mã số thuế của người bán hàng là mã số được nhà nước cấp trong suốt quá trình hoạt động từ khi đăng ký thuế.
5.5 Tên địa chỉ, mã số thuế của khách hàng khi mua
- Tên địa chỉ của người mua là tên địa điểm mà người mua mua hàng tại đó.
- Mã số thuế người mua là mã số được nhà nước cấp phép. Trường hợp người mua là các cơ sở kinh doanh thì phải ghi theo đúng trong giấy các giấy tờ liên quan. Nếu như người mua không có mã số thuế thì trên hoá đơn điện tử không cần phải có loại mã số này.
Tên địa chỉ, mã số thuế của người mua hàng
5.6 Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá của sản phẩm
Trên hoá đơn điện tử phải thể hiện được tên hàng hoá, dịch vụ bằng tiếng Việt. Nếu có tên tiếng nước ngoài thì phải đặt trong dấu ngoặc đơn. Đối với mỗi loại sản phẩm sẽ có đơn vị tính khác nhau. Đối với sản phẩm dịch vụ thì đơn vị tính sẽ được xác định qua số lần. Số lượng hàng hoá dùng để nhận biết bán được bao nhiêu loại sản phẩm đó bằng chữ Ả Rập. Mỗi sản phẩm cần phải ghi cụ thể đơn giá bán sản phẩm theo đơn vị tính quy định.
5.7 Tính thuế suất giá trị gia tăng
Nếu như hoá đơn thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng thì cần có tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất; Tổng cộng tiền giá trị gia tăng; Tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.
Tính thuế suất giá trị gia tăng
5.8 Chữ ký của người mua và người bán hàng
Trên hoá đơn điện tử phải có chữ ký số của doanh nghiệp, tổ chức hoặc cá nhân, người được uỷ quyền. Ngoài ra, có những trường hợp trên hoá đơn điện tử không nhất thiết phải có chữ ký số của người bán và người mua.
5.9 Thời điểm lập hoá đơn điện
Thời điểm lập hoá đơn điện tử yêu cầu cần phải được định dạng theo ngày, tháng, năm dương lịch.
5.10 Mã số cấp của cơ quan thuế
Đối với các hoá đơn điện tử có mã số cấp bởi cơ quan thuế thì yêu cầu về chữ viết, chữ số và đồng tiền được thể hiện trên hóa đơn.
Mã của cơ quan thuế đối với hoá đơn điện tử
6. Cách đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký trên hoá đơn
Để có thể sử dụng được hoá đơn điện tử thì bạn cần đăng ký với cơ quan thuế. Hãy cùng tìm hiểu cách thức đăng ký ngay dưới đây nhé!
Bước 1: Doanh nghiệp tiến hành đăng ký hoá đơn theo quy định
Theo như quy định của pháp luật vào Nghị Định 123/2020/Nghị định – Chính Phủ thì việc đăng ký hoá đơn được quy định như sau:
- Đối với những doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân không thuộc đối tượng ngừng sử dụng hoá đơn sẽ thực hiện đăng ký hoá đơn điện tử. Việc đăng ký này sẽ được thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.
- Nếu doanh nghiệp, tổ chức có sử dụng hoá đơn điện tử có mã của cơ quan thuế thì không phải trả tiền dịch vụ. Doanh nghiệp đó có thể đăng ký hoá đơn điện tử tại Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục thuế.
- Trường hợp đặc biệt đó là doanh nghiệp có kết nối hệ thống máy tính để chuyển dữ liệu hoá đơn điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế. Đối với doanh nghiệp này thì cũng đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử thông qua Cổng Thông Tin Điện Tử của Tổng cục thuế.
Bước 2: Cơ quan Thuế gửi thông báo tiếp nhận cho doanh nghiệp
Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử cho doanh nghiệp. Nó được cơ quan thuế gửi bằng 2 hình thức sau:
- Thông qua một bên tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử với trường hợp đăng ký sử dụng hoá đơn thông qua tổ chức.
- Trực tiếp thông qua thư điện tử với trường hợp đăng ký sử dụng hoá đơn qua Cổng thông tin điện tử của Tổng Cục Thuế.
Cách đăng ký và thay đổi nội dung đăng ký trên hoá đơn điện tử
Bước 3: Cơ quan thuế gửi thông báo đăng ký sử dụng hoá đơn cho doanh nghiệp
Cơ quan thuế phải gửi thông báo điện tử đến doanh nghiệp, tổ chức về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đơn đăng ký. Thời hạn gửi là trong vòng 1 ngày từ khi tiếp nhận đơn. Có thể gửi trực tiếp hoặc thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.
Bước 4: Xử lý những hóa đơn cũ của doanh nghiệp, tổ chức
Doanh nghiệp, tổ chức khác, tổ chức kinh tế, hộ gia đình, cá nhân phải ngừng sử dụng hoá đơn cũ sau khi được cơ quan thuế chấp nhận đăng ký. Ngoài ra, các tổ chức doanh nghiệp còn phải tiêu huỷ hoá đơn, giấy tờ đã thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng.
Bước 5: Thay đổi các thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn (nếu có)
Doanh nghiệp, tổ chức sẽ thực hiện thay đổi thông tin và gửi lại cơ quan thuế theo mẫu mà nhà nước quy định. Doanh nghiệp có thể gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử.
Thay đổi các thông tin đăng ký sử dụng hoá đơn điện tử
7. Cách kiểm tra hoá đơn điện tử
7.1 Cách kiểm tra có mã xác thực
Loại hoá đơn điện tử có mã xác thực sẽ giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian và tiết kiệm chi phí. Hoá đơn có mã xác thực sẽ bao gồm: Số hoá đơn xác thực, mã xác thực, mã vạch 2 chiều.
7.2 Cách kiểm tra không có mã xác thực
Cách đơn giản nhất để biết hoá đơn điện tử không có mã xác thực là tham khảo mẫu có mã xác thực. Ngoài ra khách hàng có thể kiểm tra số hoá đơn xác thực bao gồm 15 ký tự, mã xác thực và mã vạch 2 chiều trên hoá đơn.
8. Hướng dẫn cách tra cứu hoá đơn
8.1 Tra cứu trên cơ quan thuế
Doanh nghiệp có thể tra cứu hoá đơn điện tử trên Tổng Cục Thuế theo các bước sau:
- Bước 1: Truy cập vào link website của cơ quan thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.
- Bước 2: Nhập mã số thuế, loại hoá đơn, ký hiệu, số hoá đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha. Sau đó, click vào mục “tìm kiếm” để tra hoá đơn.
- Bước 3: Kiểm tra kết quả thông tin về hoá đơn tra cứu.
Tra cứu trên trang phần mềm hoá đơn điện tử
8.2 Tra cứu trên trang phần mềm hoá đơn
Để tra cứu trên các trang phần mềm hoá đơn điện tử thì bạn cần làm như sau:
- Bước 1: Bạn lấy mã số tra cứu được gửi theo email thông báo phát hành. Chọn mục “mã nhận hóa đơn”, nhấn sao chép “Mã số tra cứu hoá đơn” rồi dán vào ô “Mã số”.
- Bước 2: Nhập vào ô “Mã xác thực” với chuỗi ký tự trên màn hình.
- Bước 3: Bấm “Nhận” để tra cứu trên phần mềm.
Bài viết trên nói về Những thông tin về hóa đơn điện tử chuẩn nhất 2022. Hy vọng thông qua đây, bạn sẽ hiểu được rõ hơn về hoá đơn điện tử. Nếu bạn cần giải quyết các vấn đề liên quan đến kế toán – pháp luật thì hãy liên hệ ngay số hotline 0976.345.140 của NewSun Vina nhé!